1
Електронний офіс – система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій.
Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.
Основні функції електронного офісу:
– реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв’язки з партнерами, успішно пристосовуватись до швидкозмінюваної економічної ситуації;
– включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки країни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронного маркетингу, рекламних та інформаційних заходів;
– координація діяльності всередині і зовні організації;
– допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень;
– виключення затримок і помилок при опрацюванні інформації, документів.
Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.
Основні функції електронного офісу:
– реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв’язки з партнерами, успішно пристосовуватись до швидкозмінюваної економічної ситуації;
– включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки країни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронного маркетингу, рекламних та інформаційних заходів;
– координація діяльності всередині і зовні організації;
– допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень;
– виключення затримок і помилок при опрацюванні інформації, документів.
Передавання та зберігання електронних документів
Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.
Зберігання електронних документів.
Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.
Зберігання електронних документів.
Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
2
3
Оптичне розпізнавання тексту (англ. optical character recognition, OCR) — це механічне або електронне переведення зображень рукописного, машинописного або друкованого тексту в послідовність кодів, що використовуються для представлення в текстовому редакторі. Розпізнавання широко використовується для конвертації книг і документів в електронний вигляд, для автоматизації систем обліку в бізнесі або для публікації тексту на веб-сторінці. Оптичне розпізнавання тексту дозволяє редагувати текст, здійснювати пошук слова або фрази, зберігати його в компактнішій формі, демонструвати або роздруковувати матеріал, не втрачаючи якості, аналізувати інформацію, а також застосовувати до тексту електронний переклад, форматування або перетворення в мовлення. Оптичне розпізнавання тексту є досліджуваною проблемою в галузях розпізнавання образів, штучного інтелекту і комп'ютерного зору.
Конфіденційність електронних документів
У багатьох сферах діяльності широке розповсюдження одержало використання електронних документів. Використання систем електронного документообігу (СЕД) дозволяє досягти величезного економічного ефекту. Але, упроваджуючи СЕД не можна забувати про безпеку системи. Однією з найважливіших вимог до будь-якої СЕД є забезпечення безпеки електронного обміну документами. У даний час все більшого поширення набувають системи захищеного електронного документообігу (ЗЕДО). Це пов'язано зі збільшенням кількості конфіденційних документів в органах державної влади і організаціях різної форми власності та активним переходом систем документообігу до електронного вигляду. Підхід до захисту електронного документообігу повинен бути комплексним. Необхідно чітко оцінювати можливі загрози і ризики СЕД і можливі втрати від реалізованих загроз. Традиційний підхід до захисту інформації заснований на попередньому аналізі загроз і зіставленні їм сукупності механізмів захисту.
У багатьох сферах діяльності широке розповсюдження одержало використання електронних документів. Використання систем електронного документообігу (СЕД) дозволяє досягти величезного економічного ефекту. Але, упроваджуючи СЕД не можна забувати про безпеку системи. Однією з найважливіших вимог до будь-якої СЕД є забезпечення безпеки електронного обміну документами. У даний час все більшого поширення набувають системи захищеного електронного документообігу (ЗЕДО). Це пов'язано зі збільшенням кількості конфіденційних документів в органах державної влади і організаціях різної форми власності та активним переходом систем документообігу до електронного вигляду. Підхід до захисту електронного документообігу повинен бути комплексним. Необхідно чітко оцінювати можливі загрози і ризики СЕД і можливі втрати від реалізованих загроз. Традиційний підхід до захисту інформації заснований на попередньому аналізі загроз і зіставленні їм сукупності механізмів захисту.
4
Шифрування даних— використання технології шифрування для перетворення інформації, що зберігається в базі даних (БД), в шифротекст, що робить її прочитання неможливим для осіб, що не володіють ключами шифрування. Шифрування дозволяє спростити цей процес контролю за даними, встановивши політику шифрування на рівні файлів. Таким чином під час переміщення інформації з робочої станції чи корпоративної мережі на портативні пристрої всі дані будуть зашифровані без ключів, що зберігаються на вашому пристрої.
Резервне копіюваання або бекап (англ. backup) — процес створення копії даних з носія (жорсткого диска, дискети тощо), призначений для відновлення цих даних у разі їх пошкодження або видалення.
Створення резервної копії даних надає можливість виконати відновлення інформації при втраті оригіналу, з якого було створено резервну копію. При цьому під втратою треба розуміти настання події, що призвела до зміни даних, після чого вони втратили цінність або були видалені з носія.
Резервне копіюваання або бекап (англ. backup) — процес створення копії даних з носія (жорсткого диска, дискети тощо), призначений для відновлення цих даних у разі їх пошкодження або видалення.
Створення резервної копії даних надає можливість виконати відновлення інформації при втраті оригіналу, з якого було створено резервну копію. При цьому під втратою треба розуміти настання події, що призвела до зміни даних, після чого вони втратили цінність або були видалені з носія.
5
